Zmiany w ustalaniu stażu pracy – nowelizacja przepisów od 2026 r.

Okres służby w Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej

(zmieniony art. 302 K.p.)

Po zmianach, do okresu zatrudnienia powinno wliczać się również okres służby w Straży Marszałkowskiej i Służbie Celno-Skarbowej.

Nie zmieniono natomiast tego, że zarówno przed modyfikacjami jak i po nich, do okresu zatrudnienia wliczać powinniśmy okres służby w Policji, Urzędzie Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, Służbie Wywiadu Wojskowego, Centralnym Biurze Antykorupcyjnym, Biurze Ochrony Rządu, Służbie Ochrony Państwa, Służbie Więziennej, Straży Granicznej i Państwowej Straży Pożarnej.

Okres prowadzenia działalności gospodarczej oraz okres pozostawania osobą współpracującą

(nowy art. 302¹ § 1, art. 302¹ § 1¹ K.p.)

W znowelizowanym stanie prawnym, do okresu zatrudnienia powinno wliczać się również okres prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy o sus oraz okres pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność.

Warunkiem jest opłacenie składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe za wspomniany okres.

Okresy te podlegają potwierdzeniu – wydanym przez ZUS -zaświadczeniem o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu.

Uwaga! Do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane powyższe okresy, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów.

Chodzi tu przykładowo o okres niepodlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez osobę prowadzącą pozarolniczą z powodu osiągnięcia podstawy składkowej odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej przewidzianej na dany rok kalendarzowy.

Ciężarem udowodnienia (w ramach ogólnych reguł dowodowych) danego okresu niepodlegającego zgłoszeniu do ZUS obarczono pracownika.

Przypomnijmy, że na podstawie art. 22¹ K.p., pracodawca może żądać udokumentowania danych, w tym przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Okres pracy na podstawie określonych umów cywilnoprawnych, okres współpracy przy takiej pracy oraz okresy

bycia członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub

spółdzielni kółek rolniczych

(nowy art. 302¹ § 2 K.p.)

Do okresu zatrudnienia, po zmianach, powinno wliczać się także okresy:

1)      wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia (np. kontrakt menadżerski lub umowy uaktywniające dla niań sprawujących opiekę nad dziećmi),

2)     wykonywania przez osobę fizyczną umowy agencyjnej,

3)     pozostawania przez osobę fizyczną osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2,

4)     pozostawania przez osobę fizyczną członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

5)     pozostawania przez osobę fizyczną członkiem spółdzielni kółek rolniczych

– w których ta osoba fizyczna podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Powyższe okresy podlegają potwierdzeniu – wydanym przez ZUS – zaświadczeniem o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z danego tytułu.

Uwaga! Do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane powyższe okresy, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Zaliczyć do nich możemy m.in.:

·       okresy niepodlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez uczniów szkół ponadpodstawowych lub studentów do ukończenia 26 lat z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,

·       okres zwolnienia z obowiązku opłacania składek w ramach wsparcia uczestników obrotu gospodarczego poszkodowanych wskutek pandemii COVID-19.

Ciężarem udowodnienia danego okresu niepodlegającego zgłoszeniu do ZUS obarczono pracownika.

Okres korzystania z „ulgi na start”

(nowy art. 302¹ § 4 K.p.)

Nowe rozwiązania prawne przewidują uwzględnianie w okresie zatrudnienia także:

·       okresu korzystania z tzw. ulgi na start, w którym osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym – w tym przypadku okres ten potwierdzony musi być wydanym przez ZUS zaświadczeniem o okresie podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu;

·       okresu pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną korzystającą z ulgi na start, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe (okres ten musi być zostać potwierdzony wydanym przez ZUS zaświadczeniem o opłaceniu za dany przedział czasowy składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe).

Okresy zawieszenia działalności gospodarczej

(nowy art. 302¹ § 5 K.p.)

Po noweli przepisów, do okresu zatrudnienia, powinno wliczać się także okresy zawieszenia działalności gospodarczej, o której mowa w art. 8 ust. 6 pkt 1 ustawy o sus, w celu w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Okresy te podlegają potwierdzeniu – wydanym przez ZUS – zaświadczeniem o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Okresy sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem

(nowy art. 302¹ § 6 K.p.)

W okresie zatrudnienia, po modyfikacjach, uwzględniać powinniśmy także okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

Okres ten musi być potwierdzony przygotowanym przez ZUS zaświadczeniem o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Okresy pracy zagranicznej świadczonej w ramach niepracowniczych form zatrudnienia

(nowy art. 302¹ § 7 K.p.)

Ustawodawca przewidział, aby po zmianach, do okresu zatrudnienia zaliczać również udokumentowany okres wykonywania za granicą pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy. Może to być przykładowo praca na podstawie umów cywilnoprawnych, wykonywanie wolnych zawodów lub prowadzenie własnej działalności gospodarczej.

Jak wskazano w uzasadnieniu do ustawy nowelizującej z 26 września 2025 r., nie zdecydowana się na ograniczenie zakresu dokumentów, którymi mogą zostać potwierdzane okresy innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej za granicą. Zatem może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza przebycie za granicą u pracodawcy zagranicznego okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej, np. dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych czy zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę.

Ciężar udowodnienia zagranicznego okresu zatrudnienia spoczywa na pracowniku.

Okresy odpłatnej pracy skazanego

(zmieniony art. 128 § 1 Kodeksu karnego wykonawczego)

Po nowelizacji, okresy wykonywania przez skazanego odpłatnego zatrudnienia, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umowy o dzieło, wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, z zastrzeżeniem § 2 i 3 art. 128 Kodeksu karnego wykonawczego (stanowiących m.in., że wliczenia nie stosuje się, jeżeli w myśl przepisu prawa lub postanowienia układu zbiorowego pracy do stażu pracy wlicza się tylko okresy zatrudnienia w danym zakładzie pracy, w określonej branży albo okresy pracy na określonych stanowiskach lub pracy wykonywanej w szczególnych warunkach).

Przed zmianą, pracodawcy do stażu pracy wliczać powinni okresy odpłatnego zatrudnienia skazanego, z wyłączeniem pracy wykonywanej na podstawie umów cywilnoprawnych.

Okresy służby funkcjonariuszy celno-skarbowych

(nowy art. 188a ustawy z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej)

Stosownie do zmian, funkcjonariuszowi, który po zwolnieniu ze służby w Służbie Celno-Skarbowej podjął pracę, okres tej służby wliczać powinno się do okresu zatrudnienia w zakresie uprawnień wynikających z prawa pracy, choć reguły tej nie powinniśmy stosować do funkcjonariusza zwolnionego ze służby na podstawie art. 179 ust. 1 pkt 2 i 8 ustawy o KAS oraz w przypadku prawomocnego orzeczenia kary dyscyplinarnej wymienionej w art. 255 ust. 1 pkt 10 ustawy o KAS.